Arbeitsprozesse online organisieren
Arbeitsabläufe in Teams oder mit Kunden erfordern ein abgestimmtes vorgehen. Informationen müssen allen zur Verfügung stehen. Offene Aufgaben oder bereits erledigte Vorgänge oder Beschlüsse müssen transparent sein, damit die Kommunikation in einem Projekt klappt. Es gibt vielfältige Projekt Software – auch im Internet. Doch meist steht das Erfassen und Ablegen von Informationen im Vordergrund. Nicht jedoch wie diese zustande kommen. Die Folge – wer nicht aufpasst schafft nur ein weiteres Informationsmonster. Der Erfolg eines Projektes kann damit nicht garantiert werden.
Um ein Projekt erfolgreich zu organisieren, muss eben auch festgelegt werden, wie einzelne Aufgaben durchgeführt werden sollen.
ShareYourWork – eine Online Workflow Plattform - will genau diese Lücke schließen.
Mit ShareYourWork kann über die Auswahl vordefinierter Geschäftsprozesse für jedes Projekt festgelegt werden, wie Aufgaben in einem Team durchgeführt werden sollen. Geschäftsprozesse - auch Workflows genannt – regeln hier den Arbeitsablauf einzelner Aufgaben innerhalb eines Projektes. So führen alle Teammitglieder eines Projektes Aufgaben auf dieselbe Weise durch. Der Workflow legt fest, wer im Team eine Aufgabe als nächstes bearbeiten darf und dokumentiert automatisch sämtliche Arbeitsschritte.
Online Workflow!
ShareYourWork basiert auf der Open Source Workflow Plattform Imixs Open Source Workflow und bietet vielfältige Möglichkeiten Projekte und Geschäftsprozesse zu organisieren.Das Open Source Projekt Imixs Workflow stellt darüber hinaus viele Technologien rund um das Thema Geschäftsprozessmanagement zur Verfügung die auch in eigenen Softwareprojekten frei verwendet werden können.
Die Installation von ShareYourWork entfällt vollständig da diese Software online über das Internet nutzbar ist. Nötig ist lediglich ein gängigen Webbrowser – das kann dann auch schon mal das Handy für den Zugriff von unterwegs sein. Wer dennoch selbst Hand anlegen möchte, kann dies mit Hilfe verschiedener Tools und Technologien aus dem Imixs Workflow Projekt. Doch dazu später mehr.
Anmeldung und Registrierung
Ruft man die Webseite auf, – und das ist die erste Überraschung – ist keine Registrierung notwendig. ShareYourWork nutzt zur Anmeldedung OpenID.
OpenID ist ein offener Standard, mit dem die Anmeldung an unterschiedlichen Websites über nur eine persönliche URL möglich ist. Somit ist die Anmeldung in jedem Fall nur einmal beim OpenID Dienstanbieter nötig. So kann für die Anmeldung auch ein Google oder Yahoo Account verwendet werden.
Wer noch nicht in Besitz einer OpenID ist der kann alternativ über die Auswahlbox neben dem Eingabefeld einen der bekannten OpenID Anbieter auswählen und sich auf einer der Seiten einen Account beschaffen. Anschließend ist damit ein Login kein Problem.
Erste Schritte – Ein neues Projekt erstellen
Nachdem die Anmeldung geschafft ist, starte ShareYourWork einen Wizzard mit dem man die Möglichkeit erhält ein neues Projekt aus einer von mehreren Vorlagen zu erstellen. Der Vorteil hier - die Anlage eines Projektes mit unterschiedlichen Workflows dauert nur wenige Sekunden.
Nach Auswahl einer geeigneten Vorlage....
kann man seinem Projekte einen Titel und eine kurze Beschreibung geben....
Danach wird das Projekt automatisch angelegt.
Man landet nun auf der News Seite des Systems. Hier werden später Nachrichten aus eigenen Projekte oder Projekten an denen man Teilnimmt angezeigt. Dies ist gleichzeitig die Startseite.
Auf der rechten Seite befindet sich eine Toolbar die bereits das neu Erstellte Projekt enthält.
Die Toolbar kann jeder Nutzer selbst verwalten. So kann man häufig benötigte Projekte oder Aufgaben einfach per Maus in die Toolbar ziehen und schon werden diese dort für einen schnellen Zugriff angezeigt.
Öffnet man das neu erstellte Projekt über die Toolbar erscheint die aktuelle Aufgabenliste zum Projekt – diese ist jetzt natürlich noch leer.
Um eine neue Aufgabe zu starten klickt man auf „Aufgabe starten“
Welche Arten von neuen Aufgaben in diesem Projekt gestartet werden können legen die ausgewählten Geschäftsprozesse fest welche man durch die Erstellung der Projektvorlage gewählt hat. Aber auch dies kann man später jeder Zeit ändern.
Typische Geschäftsprozesse sind hier Terminmanagement, Aufgabenmanagement oder Protokolle.
Startet man eine neue Aufgabe öffnet sich ein für die Aufgabe geeignetes Formular in welchem man alle notwendigen Informationen erfassen kann.
Persönliche Einstellungen
Über den Menüpunkt Profile kann man jederzeit die Einstellungen seines Nutzerprofils verändern. Dazu zählt zum Beispiel die Sprache oder auch das Erscheinungsbild von ShareYourWork. Nutzt man die erweitern Möglichkeiten von dieser Plattform kann das Erscheinungsbild auch vollständig an die eigene CI angepasst werden.
Benutzerverwaltung – Teammitglieder
Die Benutzerverwaltung können Sie für jedes Projekt selbst vornehmen. Sie können neue Teammitglieder hinzufügen sofern Sie dessen Nutzernamen kennen oder ihn einfach per Email einladen. Ein Projekt können Sie über den Menüpunkt „Meine Projekte“ öffnen und bearbeiten.
Die Rechtevergabe ist bei ShareYourWork extrem einfach. Im Grunde gilt – alle Teamitgleider arbeiten in einem Projekt zusammen. Das bedeute das Sie zwar eine einzelne Aufgabe zur Bearbeitung übernehmen können, nicht jedoch andere von einem Vorgang ausschließen.
Letztendlich ist dies durch den übergeordneten Geschäftsprozess geregelt. Also den Workflow. Ist dieser sehr einfach wie zum Beispiel bei einem Aufgabenmanagement können alle Teammitglieder eine Aufgabe jederzeit bearbeiten oder abschließen. In anspruchsvolleren Geschäftsprozessen ist es aber auch möglich die Bearbeitung vorübergehend nur durch die Projektverantwortlichen durchführen zu lassen. Z.B. bei einer Kundenanfrage oder einem Beschwerdemanagement. Es können so mit ShareYourWork selbst komplexeste Geschäftsprozesse mit vielen unterschiedlichen Arbeit schritten, Teams und Verantwortlichkeiten abgebildet werden. Dies soll aber hier nicht näher betrachtet werden.
Das Aufgabenmanagement
Haben Sie einmal mehrere Aufgaben zu einem Projekt erfasst, können Sie den Fortschritt jeder Zeit über die Aufgabenlisten einsehen.
Es stehen unterschiedliche Listen zur Verfügung. Damit wird es einfacher aktuelle oder noch zur Bearbeitung offenen aufgaben abzurufen. Über das Menü „Meine Aufgaben“ können die Listen aufgerufen werden.
Ist eine Aufgabe erledigt kann Sie über die Archiv Funktion archiviert werden. Selbstverständlich kann man eine Aufgabe auch jeder zeit wieder aus dem Archiv holen und erneut bearbeiten.
Geschäftsprozesse ändern
Soll die Arbeitsweise in einem Projekt verändert werden, können einem Projekt jederzeit neue Geschäftsprozesse zugewiesen werden. Über das Bearbeiten eines Projektes kann in der Rubrik „Geschäftsprozesse“ die Auswahl der Workflows verändert werden.
Über die Auswahl aus einer Liste können einzelne Workflows per Drag& Drop in das Projekt übernommen werden. Danach stehen diese allen Teammitgliedern zur Verfügung. Jedem Workflow ist dabei auch ein entsprechendes Formular zugeordnet das den jeweiligen Arbeitsablauf optimal utnerstützt.
Haben sich Arbeitsabläufe in einem Projekt nicht bewährt, können diese umgekehrt auch wieder aus dem Projekt entfernt werden. Damit ist ShareYourWork dazu geeignet innerhalb einer Organisation Geschäftsprozesse in ihren oft vielfältigen Ausprägungen zu testen und so das Optimum einer IT gestützten Workflowlösung zu erarbeiten.
Einige der aktuell angebotenen Workflows sind:
- Aufgabenmanagement
- Änderungsmangagement / Changemanagement
- Problemmanagement / Ticketmanagement
- Kunden- / Kontaktmanagement
- Protokolle
Kommunikation im Projekt
ShareYourWork versucht die Kommunikation in einem Projekt zu vereinfachen und verzeichnet daher weitgehend auf Email. Aktuelle Aufgaben können über die Aufgabenlisten von allen Teammitgleider abgerufen und bearbeitet werden. Eine einzelne Aufgabe kann dabei beliebig viele Informationen enthalten. Auch wird automatisch dokumentiert wer wann eine Aufgabe bearbeitet hat. So sind alle Teammitglieder stets auf dem aktuellen Stand. Sollen über die definierten Prozesse hinaus Informationen innerhalb eines Projektes ausgetauscht werden kann auf die Projekt Notiz zurückgegriffen werden. Das sind kleine Projekte Nachrichten die jedes Teammitglied erstellen kann. Die Notizen werden auf der Startseite automatisch angezeigt.
Um den Empfängerkrise muß man sich dabei keine Gedanken machen. ShareYoruWork verteilt die Information automatisch an alle Teamitglieder des jeweiligen Projektes.
Hat man eine Nachricht gelesen kann man diese natürlich auch aus der persönlichen news Seite löschen.
Über Proejtknachtichten lassen sich also einfach und schnell Informationen im Team austauschen. Sei es der Hinweis auf einen fälligen Termin, die Bereitstellung eines neuen Formulars oder das erfolgreiche erreichen des Projektziels.
ShareYourWork will hier ganz bewusst nicht die eingefahrenen Kommunikationswege eines Teams mit einem neuen Tool erweitern. Instant Messagin, Foren oder Email sollen weiterhin von einem Team so verwendet werden wie gewohnt. Das Ziel ist es projektrelevanten Informationen in Form von Aufgaben und Prozessen innerhalb eines Projektes zu dokumentieren. Für alles andere greift man besser direkt zum Telefon oder einem IM Client.
Wie geht es weiter?
ShareYourWork ist eine neue Online Workfow Plattform die einen anderen Weg geht um Projekte online im Team zu verwalten. Durch die Auswahl von Geschäftsprozessen sollen die Arbeitsabläufe in einer Gruppe oder mit Kunden vereinheitlicht und damit vereinfacht werden. Transparenz steht hier im Vordergrund.
Durch die Open Sourc Workfow Technologie Imixs Workflow steht eine mächtige Workflow Management Software zur Verfügung um auch komplexe Abläufe in Projekten zu realisieren. Solche Abläufe sind in der Online Variante nicht enthalten. Nicht zuletzt deshalb um einen schnellen Einstige zu erleichtern. Wer trotzdem den Wunsch nach einem erweiterten oder neuen Geschäftsprozess hat kann über das Online Forum jederzeit diese Idee mit den Entwicklern von ShareYourWork diskutieren. Nicht zuletzt durch Anregungen und Ideen von Nutzern wird die Plattform ständig weiterentwickelt und bieten immer wieder neue Funktionen und Möglichkeiten eigenen Projekte effektiv zu verwalten.
Wer darüber hinaus gehende Anforderungen hat kann über die Mietmodelle auch eine individuelle Workflow Managmeent Lösung im Unternehmen einsetzen die ein Höchstmaß an Flexibilität bietet.
Durch die Offenheit von ShareYourWork und das Open Source Projekt Imixs Workflow stellt diese Lösung neue Möglichkeiten im Bereich Workflow Management Lösung bereit.
Posted at 10:25AM Mrz 03, 2010
Posted by: Ralph
Category: General